Tips voor een geslaagde uitstap

De schoolreis is voor leerlingen iets waar ze altijd naar uitkijken. Even weg uit het schoolgebouw en samen op pad. Het hoogtepunt van het schooljaar. Maar waar gaan we naartoe? Er zijn zoveel leuke en interessante schoolreisbestemmingen. Wat is het doel van de uitstap? Wie maakt de keuze? Wat is het budget? Hoe kunt u het beste ouders werven als begeleider? Waar moet rekening mee gehouden worden? Veel vragen. Hieronder vindt u een compleet overzicht met tips om te kiezen voor een uitstap die bij uw schoolgroep past.

Organiseer uw uitstap zo vroeg mogelijk
Niet voor niets beginnen we deze uitgebreide lijst met tips met het benadrukken dat u zo vroeg mogelijk dient te beginnen met de organisatie van uw schoolreis. Zeker wanneer ‘de allerleukste schooldag van het jaar’ met de autocar begint. Sinds het vorig schooljaar heeft u voor het zoeken en reserveren van een beschikbare autocar de tijd echt wel nodig.

De schoolreiscommissie maakt de keuze
Een schoolreiscommissie bestaat meestal uit leerkrachten en ouders. Zij doen gezamenlijk een schoolreisvoorstel aan de schoolleiding. Het is verstandig als de samenstelling van de commissie regelmatig wordt ververst (nieuwe ideeën). Maar u moet ook weer niet te veel rouleren om ervaring te behouden.

Wat is het doel van de schoolreis?
De keuze voor de schoolreis kan gevoelig liggen bij ouders. Sommigen vinden een attractiepark het leukst en weer anderen geven de voorkeur aan een educatieve uitstap in de natuur. Daarom is belangrijk dat de schoolreiscommissie hierop voorbereid is. Wat is de voorkeur van de leden van de schoolreiscommissie: mag de schoolreis puur om plezier gaan? Of moet het schoolreisje nadrukkelijk educatief zijn? Is een combinatie mogelijk? Sommige scholen wisselen de uitstap om het jaar af en kiezen het ene jaar een bestemming die om vermaak gaat en het andere jaar iets educatiefs, zoals een bezoek aan de dierentuin of museum. Stem goed af op de visie van de schoolleiding.

Denk aan leeftijdsverschillen
Kleuters zijn te jong en te klein voor grote achtbanen. Voor hen kiest u een bezoek aan schoolreisbestemmingen die ook voor kleuters uitdagende toestellen, attracties of een leuk programma hebben. Wat is het achterliggend idee van de schoolreis? Wilt u het groepsgevoel van de hele school versterken of gaat het om een klassenuitje?

Scholen met weinig leerlingen
Deze scholen kunnen overwegen om de uitstap samen met leerlingen van andere scholen te maken.

Afgelegen scholen
Voor scholen uit afgelegen gebieden is het lastiger om uitstappen te organiseren. Maak minder uitstappen en organiseer liever langer op reis gaan en combineer met een educatieve uitstap.

Verzamel ideeën
Speciaal voor iedereen die een schooluitstap organiseert, hebben we meer dan 1.001 schoolreisbestemmingen online verzameld.

Maak een oriëntatiebezoek
Hoe weet u nu zeker dat de gekozen bestemming wel geschikt is voor uw klas? Een heleboel schoolreisbestemmingen bieden u de mogelijkheid om gratis een oriëntatiebezoek te brengen aan diverse bestemmingen. Op die manier kunt u zich ter plekke een beeld vormen van het aanbod en de mogelijkheden en direct bepalen of deze beantwoorden aan de doelstelling van uw schoolreis. U krijgt zo een idee van onder andere:
- de reistijd
- de tijdsduur die nodig is om de bezienswaardigheden of attracties te bezoeken
- wat er te doen is voor de verschillende leeftijdsgroepen
- waar de verzamelpunten zijn
- welke mogelijkheden er zijn bij slecht weer
- of je er kunt lunchen of zelf je lunch mee mag nemen
- waar u kan parkeren en of daar kosten aan verbonden zijn
- hoe veilig het is (denk bijvoorbeeld aan open water).
Vraag hier uw gratis tickets aan.

Het budget
Wat zijn de financiële mogelijkheden voor de schoolreis? De schoolleiding kan u daar informatie over geven. Hoeveel geld hebben we dit jaar te besteden? Wat is een redelijk bedrag? De autocar is de grootste kostenpost. Hoeveel mag het schoolreisje kosten? Er zijn altijd ouders voor wie de reis niet betaalbaar is. Overleg met deze ouders wat er wel kan.

Maak een prijsvergelijking
Bij meer goede ideeën kunt u de prijs van de bestemmingen vergelijken. Waar moet u op letten?
- Moeten begeleiders ook entreekaartjes betalen?
- Wat is bij de toegangsprijs inbegrepen? Bijvoorbeeld consumpties.
- Bestaan er kortingen als u vroeg boekt of zijn er kortingsarrangementen? Bijvoorbeeld bus en bestemming tegelijk boeken of bestemming inclusief lunch?
- Wel of geen parkeerkosten?

Manieren om de kosten te drukken
- De touringcar buiten de drukke periodes huren.
- Zelf eten en drinken meenemen.
- Geld inzamelen voor de schoolreis.
- Vergelijk de prijzen van verschillende busmaatschappijen. Kan je over de prijs onderhandelen?
- Kies voor een lange busreis naar bijvoorbeeld Italië of Spanje voor een nachtbus. U spaart er een of zelfs twee overnachtingen mee uit. Een extra overnachting inlassen tijdens de reis is ook een goede optie, vooral als u er een bezoek aan koppelt.

Samenwerking met andere scholen
Een school uit bijvoorbeeld Antwerpen gebruikt de cafetaria van een school in Namen om leerlingen te laten picknicken en vice versa.

Accommodatie
Stacaravans, huisjes of jeugdherbergen vormen goedkope alternatieven voor hotels. Buiten het seizoen kunt u fikse kortingen bekomen: onderhandelen is dus de boodschap. De scholen die in huisjes of bungalows verblijven, laten hun leerlingen meestal zelf koken. Overweeg te kamperen.

Veilig transport!
Het is belangrijk om voor het vervoer een aantal punten op een rij te zetten:

Vervoer met de autocar
- Wat is de beste tijd om de autocar te boeken? Hoelang voor het vertrek staan de bussen klaar?
- Wat is een veilig opstappunt bij de school?
- Waar is een veilige plaats voor ouders om de kinderen uit te zwaaien en op te wachten? Moeten zij hun auto’s ergens anders parkeren?
- Breng de kinderen eerst in de klassen bijeen en kijk of iedereen aanwezig is. Zo niet, meld dat de coördinator.
- Maak duidelijk in welke volgorde de groepen in moeten stappen.
- Hoe lang duurt het instappen? Zorg in elke autocar voor een begeleider die het aantal kinderen telt.
- Hoe deelt u de bus in? Meestal mogen de kinderen zelf weten waar ze gaan zitten. Soms bepaalt de leerkracht de indeling.
- Het reglement van de chauffeur moet worden nagevolgd. Kinderen mogen niet lopen in de bus. Er moet één begeleider per zes leerlingen zijn. Begeleiders moeten bij de nooduitgangen en luiken zitten.
- Laat twee auto’s meegaan met begeleiders (voor noodgevallen) en geef ze de routebeschrijving en het telefoonnummer van de coördinator.

Trein: voordelig reizen met groep bij NMBS
Vanaf 15 personen geniet u van de voordeligste tarieven en gunstige reisvoorwaarden. Of het  een kleine vereniging of hele school is, NMBS stelt samen met u een groepsreis op maat op.
Unieke voordelen van groepsreizen
* Korting van 70%
* Vanaf 15 personen
* Recht op gereserveerde zitplaatsen
* Groep reist samen
* Groepsreizen op maat
Reserveer uw groepsreis liefst zo vroeg mogelijk tot ten laatste zeven werkdagen vóór de reisdatum.

Vervoer met eigen auto’s
- Iedere bestuurder moet een routebeschrijving hebben. Ga nooit in colonne rijden maar maak afspraken over de route en eventuele stopplaatsen.
- Op welke plaats kunnen de auto’s die dag bij school het best parkeren?
- Informeer of de bestuurders van de auto’s parkeergeld moeten betalen. Wordt dat door de school vergoed en wie regelt dat?
- Spreek duidelijk met de bestuurders af waar de kinderen moeten in- en uitstappen. Zo voorkom je ongelukken.
- Sommige kinderen hebben last van wagenziekte, dus neem spuugzakjes mee.
- Geef de bestuurders het telefoonnummer van de coördinator. Dat kan nodig zijn.

Personen die autorijden moeten op het volgende letten:
- een inzittenden- en ongevallenverzekering
- een eigen zitplaats voor elk kind (niet meer kinderen dan zitplaatsen met autogordels).
- kinderen jonger dan 12 jaar of korter dan 135 cm mogen niet op de passagiersplaats naast de bestuurder zitten
- hebben de kinderen de autogordel om?

Let op bij openbaar vervoer
- De begeleider bewaart de vervoersbewijzen.
- Bespreek met de leerlingen en begeleiders hoe de groep naar het openbaar vervoer loopt en maak daar afspraken over.
- Bij de halte/het perron geeft de begeleider aan waar de deelnemers moeten wachten.
- Wacht tot andere passagiers zijn uitgestapt.
- Laat de kinderen rustig instappen en probeer met de hele groep in één coupé te zitten en indien nodig staan. Laat de begeleider aangeven wie waar gaat zitten. Bij elke groep is tenminste één volwassene aanwezig.
- Laat de kinderen ook weer kalm uitstappen.
- Bespreek van tevoren waar iedereen op elkaar moet wachten.
- Tel het aantal leerlingen bij het verlaten van het openbaar vervoer.

Geef ouders tijdig informatie
Geef ouders ruim van tevoren informatie over de datum van de uitstap. Dan kunnen ze zaken op tijd regelen. Ook is het handig als ouders mee willen als begeleider. Geef de ouders minstens een week van tevoren schriftelijke informatie over de vertrek- en aankomsttijden, de contactpersoon, de soorten activiteiten en geschikte kleding. Schrijf waar ze het kind tijdens de schoolreis kunnen bereiken en informeer ze over wat de leerlingen wel of niet mee mogen of moeten nemen. Maak afspraken over de hoeveelheid snoep en/of geld die leerlingen mee mogen nemen.

Hoe kunt u het beste ouders werven als schoolreisbegeleider?
Soms kan er onrust ontstaan als ouders als begeleiders meegaan. Wie mag wel mee en wie niet. “Mijn kind gaat alleen mee als ik ook mee mag”, “Die ouder ging vorige keer ook al mee” en “Ik help altijd op school, maar ik mag niet mee als begeleider”.

Voor hulp van ouders moet ook betaald worden (busvervoer en entreegelden), dus ga voorzichtig te werk met werven. U kunt een inschrijflijst maken (wie het eerst komt, die het eerst maalt) maar u kunt ook gericht ouders benaderen en de criteria bepalen: ouders die toch al vaak helpen en/of ouders voor wiens kinderen het beter is. Voor welke insteek u kiest, maak een constructie die lange tijd meegaat. Als u duidelijk bent, goede argumenten en heldere criteria hebt, kunt u een hoop onrust bij de ouders wegnemen.

De leerkracht bepaalt de groepsindeling
- De grootte van de groep hangt af van leeftijd en reisdoel. Bij kleuters is het advies dat groepen niet groter moeten zijn dan drie à vier kinderen per begeleider. Vanaf 6 jaar kan een groep uit zes à zeven kinderen bestaan.
- Ga met twee groepjes op pad. Als één begeleider weg moet om dringende redenen dan kan de andere begeleider het overnemen.

Het bevoegd gezag van de school (het bestuur) heeft de eindverantwoordelijkheid over de schoolreis. Maak afspraken met alle deelnemers, zoals verzameltijden en plaatsen waar de kinderen bijeen moeten komen of in welk gebied van het park ze mogen spelen. Laat begeleiders altijd een oogje in het zeil houden!

Bij het secundair onderwijs gaan meestal alleen docenten mee op schoolreis en mogen de leerlingen vaak zelfstandig op pad. Bespreek duidelijk de regels en hoe die worden gecontroleerd. Stel ook de ouders hiervan op de hoogte.

Voorzorgsmaatregelen in verband met de veiligheid
Ongelukken zijn niet altijd te voorkomen, maar met de juiste voorzorgsmaatregelen kunt u zich veel ellende besparen.

Checklist veiligheid
- Neem een goede reisverzekering. Autocar- en verzekeringsmaatschappijen hebben speciale groeps- en schoolreisverzekeringen.
- Minstens één begeleider heeft een EHBO-diploma.
- Zorg dat alle deelnemers weten waar en met welk telefoonnummer de EHBO-post te vinden is.
- Begeleiders hebben het telefoonnummer van de coördinator en elkaar.
- Begeleiders hebben een verbanddoos voor kleine ongelukken.
- Begeleiders zijn op de hoogte van medicijnen, allergieën en diëten van de kinderen.
- Begeleiders kennen de regels van het park/de attractie.
- Oudere kinderen kunnen het ‘noodnummer’ (coördinator of EHBO-post) in hun mobiel zetten.

Instructies voor begeleiders
- Begeleiders krijgen alle namen van de leerlingen uit hun groep op papier.
- Gedragsregels worden op school van tevoren besproken en op papier meegegeven.
- Begeleiders krijgen een plattegrond van het park.
- Begeleiders moeten weten waar de centrale post/het verzamelpunt is.
- Begeleiders zijn gedurende de uitstap verantwoordelijk voor hun groep.
- Indien nodig melden begeleiders zich bij de centrale post of de coördinator.
- Begeleiders zijn ook in hun ‘pauze’ verantwoordelijk voor hun groep.
- Bij thuiskomst melden de begeleiders de groep af bij de coördinator of leerkracht.

Instructies voor leerlingen
- Blijf altijd bij je groep.
- Luister altijd naar je begeleider.
- Ga nooit met iemand anders mee.
- Houd je aan de afgesproken regels.
- Ga niet van het park/de bestemming af.
- Ga respectvol om met elkaar en andere bezoekers.
- Zorg dat je weet waar de centrale post/het verzamelpunt is en dat je er ook op de afgesproken tijden bent.
- Deponeer afval netjes in de afvalbak.

Minimaal één begeleider met EHBO-diploma
- Neem een verbanddoos, aspirines en dergelijke mee.
- Weet waar de EHBO-post is en de begeleider met het EHBO-diploma. Noteer alle telefoonnummers.
- Blijf alert op gevaar en risico’s, zoals water, klimrekken en onbegrensde terreinen.
- Houdt u aan de regels van het park/de attractie, zoals de lengte van een kind en de leeftijd.
- Blijf altijd kalm als er een ongeval is.
- Reinig elke wond goed met stromend water en controleer de wond.
- Behalve zichtbare wonden kunnen er ook onzichtbare verwondingen zijn. Let op bij pijnklachten.
- Probeer te bepalen of professionele hulp nodig is bij verwondingen.
- Als u twijfelt kies dan het zekere voor het onzekere en overleg met de coördinator of EHBO-er.

Meenemen!
- Begeleiderskaarten met informatie
- Smartphone
- Programmeer de telefoonnummers van ouders/begeleiders en eventueel alarmnummers
- Reisverzekering
- Evenementenverzekering
- Medische bijzonderheden deelnemers
- Paspoort of de kids-ID (een elektronische identiteitskaart voor Belgische kinderen van 0 tot 12 jaar)
- Routebeschrijving
- Plattegrond
- Geldpas
- EHBO-doos
- Creditcard
- Medicijnen
- Parkeergeld/chipkaart (indien van toepassing)
- Spuugzakjes
- Entreekaarten/e-tickets
- Afvalzakken
- Vervoersbewijzen indien nodig

Stem programma af op kleuters
Houd rekening met uw programma voor de kleuter.
- Zorg voor een kort programma.
- Kies voor de kleuters een ander reisdoel dan voor de oudere kinderen. Ga niet naar een groot pretpark, maar bezoek een overzichtelijke speeltuin of kinderboerderij. Zeker geen locatie met open water.
- Meer begeleiders, dus kleine groepjes van drie kinderen.
- Kinderen mogen bij hun eigen ouder in de groep.
- Geef de kinderen naamstickers met naam van de school en een mobiel nummer van de begeleider/coördinator.
Voor een goed overzicht is het handig als alle kleine kinderen en begeleiders eenzelfde kleur veiligheidsvestjes dragen of geef elke groep met begeleider een eigen kleursticker.

Controleer de schoolreisverzekering en -dekking
- Kijk of de verzekering de gehele schoolreis dekt of dat er een aanvullende verzekering moet worden afgesloten.
- Volwassenen en leraren moeten ook verzekerd zijn.
- Controleer de polisvoorwaarden van de WA-verzekering.
- Controleer ook de verzekeringsvoorwaarden van de busmaatschappij en rij-ouders.
- Zorg dat de reglementen van de bestemming nagekeken zijn.

Neem alles kritisch door voor volgend jaar
Na de schoolreis evalueert de schoolreiscommissie wat er goed of niet goed ging. Wat moet volgend jaar hetzelfde blijven en wat valt er te verbeteren? Archiveer alle punten in een schoolreisdraaiboek. Dit scheelt een hoop voorwerk voor de volgende schoolreiscommissie. Houd eens een peiling onder de ouders om te weten hoe hun kinderen de schoolreis hebben ervaren en zij de organisatie ervan. Vraag ook naar hun mening over bestemming, financiën en begeleiding.

Social Media
Maak speciaal met de hele schoolreiscommissie een WhatsApp-groep aan om zo met elkaar op plaats van bestemming gemakkelijk en tegelijkertijd met iedereen in contact te blijven. Voor de leerlingen zelf is het leuk en gemakkelijk om aanvullend een ‘schoolreis’ evenement op bijvoorbeeld Facebook aan te maken en elke deelnemer uit te nodigen. Zo begint de voorpret beduidend eerder dan de allerleukste schooldag van het jaar.